Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik omhandler behandling af personoplysninger i:

Efterskolen for Scene Kunst

Starupvej 20, 8340 Malling

CVR nr. 32628429

Kontaktperson: Mia Ostenfeld

E-mail: kontor@efterskolenforscenekunst.dk

Telefon nr.: 41 61 84 85

(Herefter benævnt ”Efterskolen”)

Indledning

Vi behandler dine personoplysninger i det tilfælde, hvor du henvender dig til efterskolen, med henblik på optag af dit barn eller dig som elev Vi indsamler oplysninger fra kontaktformular på vores egen hjemmeside, telefonisk kontakt til os, og hvis du som leverandør henvender dig til efterskolen.

Du er til enhver tid velkommen til at kontakte efterskolen på ovenstående oplysninger, hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, behandling af oplysninger, eller andre sager der kan henføres til persondataretten.

Alle persondata behandles efter reglerne i dansk ret, og EU Persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EØS-relevant tekst).

Oplysninger

Denne privatlivspolitik indeholder ikke behandling af cookies, information om brug af cookies skal findes under cookieindstillinger.

Elever og værger

Ved elevforhold indhenter vi oplysninger om dig ved din henvendelse til efterskolen. Oplysningerne indeholder cpr. nr., navn, adresse, telefonnr., e-mail, fødselsdag, karakter, pas, søskende, tidligere skole(r), økonomi.

Hvis der er forhold der giver anledning til det behandler vi følsomme personoplysninger som helbredsoplysninger, herunder kan være udtalelser fra psykolog, kommunen eller sagsbehandler, politisk, religiøs, filosofisk overbevisning, race eller etnisk oprindelse, seksuelle forhold eller seksuelle orientering, strafbare forhold.

Dig som værge behandler vi personoplysninger i form af adresse, cpr. nr. e-mail, faktureringsoplysninger, familieforhold, forhold status, løn, navn, børn, telefon nr., økonomisk støtte.

Hvis der er forhold der giver anledning til det behandler vi følsomme personoplysninger som helbredsoplysninger, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, race eller etnisk oprindelse og seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Udover ovenstående behandler efterskolen personoplysninger til understøtte af undervisning af eleven. Efterskolen behandler oplysninger om fag, niveau, fotos, fravær, klasse, karakter, opgaver, trivsel og medicin. Såfremt vi har behov for at behandle yderligere oplysninger om dig, vil du blive orienteret herom, før vi indsamler oplysningerne.

Vi foretager i enkelte tilfælde indhentning af oplysninger om dig, fra offentlige registre. Du vil modtage besked herom efter indhentningen er foretaget, sammen med modtagelse af grundlag for indhentning af oplysningerne. Vi behandler ikke fortrolige og/eller følsomme oplysninger om dig i vores kundeforhold.

Leverandører

Vi indhenter oplysninger om dig, hvis du er repræsentant for en af vores leverandører. Oplysningerne indeholder navn, telefonnr., og e-mailadresse. Derudover registrerer vi ikke nogen personoplysninger omkring dig indenfor dit ansættelsesforhold.

Vi registrerer vores leverandører med virksomhedsadresse, CVR. nr. og i enkelte tilfælde registrerer vi repræsentantens stillingsbetegnelse, hvis denne er afgivet i vores øvrige kommunikation.

Vi behandler ikke fortrolige og/eller følsomme oplysninger om vores kontaktpersoner ved leverandører.

Medarbejdere

Vi indhenter oplysninger om dig som medarbejder op til og under din ansættelse hos os. Oplysningerne er navn, adresse, telefonnr., e-mail, stillingsbetegnelse, bankoplysninger, løn med flere. Alle disse oplysninger er almindelige oplysninger, som vi enten har fået af dig selv eller hentet fra offentlige registre.

Vi behandler også oplysninger om CPR.nr., særlige sociale problemer og dine økonomiske forhold. Dette gør vi når vi skal indhente oplysninger til løn og lignende, og oplysningerne har vi fået fra dig ved ansættelsen.

Vi behandler få fortrolige oplysninger, eventuelt genetiske eller biometriske data, hvis der skal foretages særlig indretning af arbejdspladsen eller tilsvarende. Hvis vi skal behandle andre fortrolige oplysninger om dig, vil du få særskilt besked.

Fælles

Ved dokumentation for udført arbejde, og med henblik på markedsføring, tager vi billeder af forskellige elementer. Disse billeder kan indeholde personer i eller omkring efterskolen. Vi anvender billeder som vi har rettigheder over, også selvom de indeholder identificerbare personer.

Formål

Formålet med behandling af personoplysninger om vores elever er identificering af den registrerede, med henblik på at kunne levere den aftalte ydelse, til dig. Dette gør vi jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra B, kontraktforhold og artikel 6, stk. 1 litra c, retlig forpligtigelse jf. LBK af lov om efterskoler og frie fagskoler.

Vi behandler derudover oplysninger om dig som elev og værge, med henblik på afregning af økonomi. Dette gør vi jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra F, legitim interesse.

Formålet med behandling af personoplysninger om vores leverandører, er kontinuerligt samarbejde med henblik på internt kendskab, registrering af økonomiske mellemværender og dokumentation for indgåede skriftlige aftaler. Dette gør vi ligeledes jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra B, kontraktforhold og artikel 6 stk. 1 litra F, legitim interesse.

Videregivelse

Vi videregiver dine oplysninger til vores databehandlere i alle tilfælde. Dette gør vi med henblik på at have et højt niveau af IT-sikkerhed, og sikkerhed mod tab af dine data.

Alle efterskolens databehandlere arbejder under databehandleraftale, indgået med efterskolen, og der bliver foretaget løbende kontrol med overholdelse af IT-sikkerhed og ændringer hos vores databehandlere.

Databehandleraftaler kan fremlægges ved forespørgsel fra den registrerede.

I nogle tilfælde videregiver vi dine oplysninger til vores samarbejdspartnere med henblik på leverance af specifikke ydelser, som er efterspurgt af dig som kunde, i disse tilfælde bliver du orienteret om videregivelsen efter dette er sket, samt hvem der er modtager at dine oplysninger. Vi videregiver ligeledes oplysninger om vores samarbejdspartnere, med henblik på afklaring af specifikke ydelser. Her bliver du som samarbejdspartner informeret efter videregivelsen, efter denne er foretaget, samt hvem der er modtager af dine oplysninger.

Opbevaring og behandling af oplysninger

Efterskolen opbevarer dine oplysninger i vores IT-systemer. Alle data bliver registreret elektronisk med henblik på mulighed for fremsøgning af data, samt for at minimere risikoen for databrud.

Vi foretager adgangsbegrænsning til dine persondata, det gør vi ved, at ikke alle medarbejdere har adgang til alle data. De medarbejdere der arbejder med registrering og behandling af persondata på efterskolen følger instruks herom fra efterskolens ledelse.

Opbevaringsperioder

Vi opbevarer dine data, efter reglerne i bogføringsloven (5 år plus indeværende regnskabsperiode), samt anden relevant lovgivning. Såfremt dine data ikke anvendes til dokumentation for økonomi, vil dine data blive slettet senest 36 måneder efter seneste kontakt.

Vi gemmer oplysninger om vores elever i 12 mdr. Afgangsbeviser og eksamensbeviser gemmes i 30 år.

Ved tvister opbevares dine data indtil sagen er afgjort og alle afgørelsens parametre er opfyldt for alle parter.

Henvendelser

Vi behandler alle henvendelser vedr. persondata, og tilhørende politikker indenfor de fastsatte tidsfrister. Det betyder, at vi besvarer din henvendelse omkring dine data ved først givne lejlighed, og uden ugrundet ophold.

Hvis vi ikke har nogle data liggende på dig, vil du få meddelelse herom ved denne eftersøgning i systemer.

Vi forbeholder os retten til at besvarelser på indsigtsbegæring, berigtigelse o.l. bliver behandlet indenfor 4 uger fra modtagelsen.

Dine rettigheder

I forbindelse med efterskolens behandling af dine persondata har du nedenstående rettigheder.

• Retten til indsigt i hvilke data efterskolen har om dig, og hvordan de behandles.
• Retten til berigtigelse af forkerte oplysninger. Dog rettes der ikke i oplysninger der var korrekte på indsamlingstidspunktet.
• Retten til at blive slettet i vores systemer, samt få begrænset yderligere behandling.
• Retten til data portabilitet, altså at få udleveret dine oplysninger til videre behandling et andet sted.
• Retten til at gøre indsigelse mod behandlingen, såfremt det kan godtgøres at behandlingen ikke falder under formålets bemyndigelse.
• Retten til ikke at være genstand for automatiske afgørelser.
• Retten til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), vær opmærksom på at der skal være indgivet klage til efterskolen forinden.

Du kan læse mere om dine rettigheder på datatilsynets hjemmeside, i vejledningen herom. Benyt linket umiddelbart ovenfor.

Hertil er du velkommen til at rette henvendelse til efterskolen på ovenstående oplysninger ved øvrige relaterede spørgsmål.